O eSocial é um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados.
A partir de 2014 estaremos diante da implantação do maior e mais ambicioso projeto do SPED: o SPED Social ou eSocial.
O projeto − que envolve a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal − tem como premissa a consolidação das obrigações acessórias da área trabalhista em uma única entrega. O eSocial reunirá e dará quitação a diversas obrigações que atualmente são enviadas em momentos e formas distintas.
Está inclusa no projeto a entrega de todas as declarações, resumos para recolhimento de tributos oriundos da relação trabalhista e previdenciária, bem como informações relevantes acerca do contrato de trabalho.
A centralização trará ganhos tanto para quem envia − através da redução da burocracia envolvida − quanto para o Fisco. Para o Governo, a entrega única facilitará em muito a busca e crítica de irregularidades, tais como prazos desrespeitados, erros de cálculo e declarações inconsistentes.
Será exercido também maior controle sobre a saúde e segurança do trabalhador, bem como os afastamentos e doenças laborais que deverão ser declarados quase de maneira instantânea quando a empresa tomar conhecimento de tal fato.
As empresas precisam estar atentas e organizadas para cumprir os prazos exigidos, principalmente no que for relacionado aos RET – Registros de Eventos Trabalhistas, que nada mais é do que a comunicação do empregador sobre alterações relevantes na relação trabalhista. Estes registros deverão ser entregues assim que o evento ocorrer, sob risco de multa pela falta de comunicação no prazo adequado.
Apesar do eSocial não tratar de novas legislações, as empresas terão que se reorganizar para cumprir tempestivamente as obrigações, pois a fiscalização agora será on-line, averiguando e multando automaticamente as infrações cometidas.
Desde 2007 o Governo Federal vem implantando o chamado SPED – que hoje já contempla a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas e dos Conhecimentos de Transporte Eletrônicos, a emissão de livros e demonstrações contábeis, os livros fiscais de ICMS e IPI, a apuração e demonstração do Pis e Cofins.
Estes projetos têm por objetivo dotar a gestão tributária de informações com alto grau de riqueza para permitir fiscalizações virtuais, onde a análise das operações é feita dentro do próprio fisco através de poderosos softwares que fazem o cruzamento dessas obrigações em busca de fraudes e irregularidades.
Centralização das Entregas e Cruzamento de Informações
Atualmente o Departamento Pessoal deve cumprir uma série de obrigações. Algumas delas são entregues de maneira isolada – pois decorrem de certos evento – ao passo que outras são entregues por período – quer seja ele mensal ou anual.
Esta variação nos formatos e nas datas de envio torna a análise de dados extremamente custosa para a administração tributária e facilita erros de preenchimento. Um dos principais fatores que motivou a criação do eSocial foi justamente as discrepâncias criadas principalmente na entrega da Gfip/Sefip.
Para facilitar as críticas e cruzamentos feitos pela fiscalização, todas as informações estarão em um só lugar e serão comparadas entre si antes que a obrigação seja considerada cumprida. Gradualmente estas obrigações deixarão de ser entregues isoladamente e serão incorporadas ao SPED.
Então teremos mais uma obrigação acessória?
O eSocial é muito mais do que uma obrigação acessória. Trata-se de um sistema de controle de tributos, atividades laborais, sistema estatístico laboral e econômico. Ele é tão completo que possivelmente não há similar no mundo e conterá, entre outros:
- Admissões
- Demissões
- Horas extras
- Diferenças salariais obtidas nos dissídios coletivos
- Acidentes de trabalho
- Informações ligadas à saúde do trabalhador
- Afastamentos do trabalho
- Controle das atividades desempenhadas
- Tributos retidos
- Informações para recolhimento do FGTS e INSS
Serviços prestados por autônomos e demais prestadores de serviço (inclusive aqueles prestados por outras pessoas jurídicas, processo que se denomina terceirização).
Quais informações serão geradas?
De acordo com o layout que foi estabelecido pelo Ato Declaratório Executivo Sufis nº 5, de 17 de julho de 2013, já foram estabelecidas algumas regras que listamos abaixo:
As entregas de eSocial estão baseadas em momentos distintos. Havendo três tipos de entrega.
No momento de implantação, será feita a carga inicial: um tipo de prestação de informações em que os empregadores e trabalhadores serão cadastrados no sistema da Receita. Esta carga ocorrerá uma única vez.
Posteriormente, serão feitos envios à medida que eventos acontecerem na relação do trabalhador com a empresa. Estes eventos são definidos através da nomenclatura RET – Registro de Evento Trabalhista. Estes eventos serão enviados individualmente.
Para melhor compreensão, podemos citar o aviso prévio, pois o empregador deve dar ciência ao empregado com no mínimo 30 dias de antecedência em relação a sua demissão, conforme prevê o art. 487 CLT. Caso ocorra o cancelamento deste aviso, também deverá ser enviado um registro de cancelamento.
Esse é um dos eventos de uma lista de dezenas de outros que terá que ser enviada dentro do prazo, ou seja, no mínimo 30 dias antes do colaborador ser rescindido. Como o evento “aviso prévio” é causa de suspensão do contrato de trabalho, ele também será comunicado aos órgãos de inspeção.
Assim, haverá um monitoramento constante da vida do trabalhador, incluindo mudanças de remuneração, de condições de trabalho, exposição a agentes nocivos, além de outros fatores.
Por último, haverá o envio da folha de pagamento, totalizando todas as verbas pagas e descontadas, inclusive aquelas constantes das rescisões de contrato e férias, bem como um resumo das bases de cálculo de FGTS e INSS para um posterior recolhimento dos mesmos.
Este procedimento de entrega só estará completo quando a empresa efetivar o pagamento destas guias, assunto este que estará em um site dentro do portal principal da Receita Federal do Brasil, o qual está sendo designado por DCTF Web. Neste, um programa da Receita fará toda a apuração dos dados declarados e montará as guias, bastando um aceite do responsável devidamente amparado pela certificação digital. Assim, será encerrada a última etapa para os empregadores.
Como será feita a comunicação?
De acordo com a palestra ministrada pelo sr. Daniel Belmiro, em Petrópolis/RJ, em 18/11/2013, a comunicação se dará de duas formas. A primeira estará disponível somente para as empresas com até dez trabalhadores e poderá ser feita diretamente no Portal eSocial. Assim, será permitida a introdução de dados manualmente para envio ao fisco.
A segunda maneira consistirá no envio de arquivos no formato XML através de Webservices conectados através dos softwares, que darão carga em tais arquivos. Portanto, os softwares terão obrigatoriamente que estar adaptados a essa metodologia, semelhante à utilizada para a emissão das Notas Fiscais Eletrônicas.
Os envios, tanto da carga inicial, da folha de pagamento, como dos eventos trabalhistas, serão feitos através da geração de um arquivo eletrônico contendo as informações solicitadas pertinentes a cada evento. A formatação dependerá de qual evento está sendo informado. Porém, o mais importante é que os arquivos deverão ser assinados pela empresa eletronicamente através de certificado digital e enviados para um ambiente nacional, onde serão validados, acarretando a devolução de um protocolo de entrega. Enquanto não for atribuída total integridade aos dados enviados, o protocolo de entrega não será emitido, havendo somente uma comunicação do motivo de rejeição.